5 dicas de produtividade para escritórios de contabilidade

Por muito que o seu escritório de contabilidade seja organizado e dedicado, a verdade é que cada dia de trabalho é limitado e, em alturas em que há muitas obrigações fiscais a cumprir, que só aumentam de intensidade com o aumento do número de clientes, muitas vezes parece que esse tempo não é suficiente. Neste artigo, encontrará algumas dicas de produtividade para que possa fazer mais trabalho em menos tempo e crescer.

A importância de ter mais produtividade no seu escritório de contabilidade

A perceção do papel do contabilista em cada empresa está a evoluir. Mais do que serem os periódicos portadores de notícias sobre resultados e impostos, os contabilistas tomam cada vez mais um papel proativo e de valor nas decisões importantes dos seus clientes, por isso, torna-se essencial que sobre tempo para atender a outras necessidades (de consultoria de gestão, por exemplo) das empresas em tempo oportuno.

Para ser possível ao escritório de contabilidade consagrar-se como um verdadeiro conselheiro e parceiro dos seus clientes com os mesmos recursos humanos, é importante adotar medidas que aumentem a produtividade diária, reduzindo tarefas desnecessárias ou repetitivas e, ao mesmo tempo, minorando o erro humano.

Com uma maior taxa de produtividade, não só terá um serviço melhor e mais eficiente, como poderá acrescer serviços que tragam mais valor aos empresários.

Dicas para aumentar a produtividade do seu escritório de contabilidade

1. Adote um arquivo digital

A recolha, o arquivo e a posterior procura de documentos em caso de necessidade são das tarefas que mais tempo ocupam num escritório de contabilidade. Este tempo poderia ser facilmente alocado a tarefas de maior valor acrescentado, pelo que optar pelo arquivo digital de documentos é um ponto fulcral para aumentar a sua produtividade.

O arquivo digital é legalmente aceite em conformidade com o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02, que regulamenta as regras para a faturação eletrónica e para o arquivo eletrónico dos documentos (artigo 23.º).

Com o arquivo digital, os documentos são armazenados na cloud de forma centralizada e acessíveis rapidamente em qualquer altura, ao mesmo tempo que são agrupados por cliente e por categoria (como compras, vendas, pagamentos ou recebimentos), evitando a busca pelas pastas físicas e limitando-a a alguns cliques. Tal significa que o tratamento contabilístico e as respetivas verificações de erros também ficam facilitados.

Quanto aos documentos que já tem em papel, estes podem ser digitalizados e arquivados eletronicamente, sendo que, com o software de Contabilidade certo, os documentos enviados para o arquivo digital passam por um processo de verificação que permite a extração e processamento da informação neles contida, de forma a facilitar o processamento contabilístico.

2. Aposte em ferramentas de validação automática

Também recai sobre os escritórios de contabilidade a responsabilidade de elaboração e envio das declarações fiscais, tarefa que não só implica o envio em si, como também a validação de erros para serem aceites pelas autoridades e que não deixa de ser repetitiva e propensa a erro humano.

É possível reduzir o tempo gasto nessas tarefas com a utilização de ferramentas de validação automática (por exemplo, o SAFTonline), que, integradas com as respetivas plataformas, permitem o envio em lote dos ficheiros e declarações, procedendo também à sua validação automática, de forma a não ter de o fazer unitariamente, além de não ter de colocar sucessivamente as credenciais de acesso dos seus clientes.

Estas ferramentas aplicam-se não só à validação e envio do SAF-T de faturação de cada um dos seus clientes, como também às próprias Declarações Mensais de Remunerações e Fundos de Compensação do Trabalho, passando até pelo Imposto Único de Circulação, recolhendo os respetivos documentos de cobrança.

3. Automatize os processos contabilísticos (Accounting Automation)

A contabilidade tradicional é feita de movimentos duplicados, alguns bastante morosos, que a tecnologia permite mitigar.

Quantas horas já passou a fazer reconciliações bancárias manualmente e a repetir partes do processo por possivelmente ter escapado alguma linha na conferência? Usar um software de contabilidade que automatize este processo, com a importação dos extratos bancários, a comparação com os movimentos de bancos na contabilidade e a reconciliação automática dos movimentos divergentes ou em falta, não só limita o erro humano, como contribui muito para aumentar os níveis de produtividade do seu escritório.

Mesmo antes de chegar à reconciliação bancária, o lançamento automático dos documentos na contabilidade, mediante integração automática ou importação dos registos provenientes da faturação, poupar-lhe-á as largas horas investidas no lançamento manual de cada documento de venda e compra dos seus clientes, além de permitir obter as informações de que necessita mais rapidamente.

4. Implemente a Contabilidade Colaborativa no seu escritório

A contabilidade colaborativa é uma tendência cada vez mais presente nos negócios que assenta na colaboração em tempo real entre os contabilistas e os seus clientes, numa plataforma comum, permitindo uma maior concentração nos resultados e na performance, ao invés de nos procedimentos.

Com a contabilidade colaborativa, os princípios de Accounting Automation estão presentes, pressupondo uma integração da informação de um lado para o outro, no âmbito de uma solução que facilita os fluxos de informação e evita os erros.

Optando por uma plataforma de contabilidade colaborativa, o contabilista poupa tempo nos processos, acelerando as operações diárias e a consulta de informações, de forma a poder apoiar as decisões dos seus clientes e aconselhá-los em tempo oportuno, e os empresários podem saber, em qualquer altura e sem necessitar de telefonar ou enviar email, o estado do seu negócio, ao aceder facilmente a informação contabilística, financeira e de gestão.

5. Poupe tempo nas deslocações, mesmo tendo clientes mais longe

O mundo de hoje está cada vez mais a caminhar para uma realidade mais digital, onde a conetividade ocupa um lugar de destaque. Usar a cloud não só como forma de armazenamento, mas também como forma de trabalhar, com operações automatizadas e acessíveis a vários utilizadores e sem necessidade de movimentar documentos, significa ter mais tempo para não só ter mais clientes, como também num âmbito geográfico mais alargado, uma vez que a distância entre o escritório de contabilidade e os clientes deixa de ser o fator de mais relevância.