AICEP renova-se tecnologicamente com o apoio da PRIMAVERA

É a porta de entrada de investimento estrangeiro em Portugal e uma janela de oportunidades para os negócios portugueses no mundo. Além de atrair investimento para território nacional, a aicep Portugal Global é a ponte que liga Portugal a cerca de 80 mercados espalhados pelo globo, em articulação com a rede diplomática e consular portuguesa. É neste jogo de atração de investimento estrangeiro para Portugal, na internacionalização de empresas portuguesas e na exportação do melhor que se faz cá dentro, que esta entidade do setor empresarial do Estado desenvolve a sua missão de criar valor para o país.

Com o foco centrado na dinamização da economia nacional, é na tecnologia que a instituição encontra o motor para acelerar ainda mais as suas operações, munindo-se de ferramentas que permitam aproximar todos os stakeholders, agilizar as operações administrativas e disponibilizar a informação para toda a organização em tempo real.

O processo de transformação digital já começou há mais de uma década, com a AICEP a ser pioneira na digitalização de operações como a gestão de correspondência ou a utilização plena das Plataformas Eletrónicas de Contratação Pública, vivendo atualmente uma fase de enorme aceleração. Além da digitalização completa da relação com os seus clientes, através de uma plataforma web – Portugal Exporta - que irá suportar toda a comunicação online com os seus clientes e parceiros de negócio a nível mundial, está em curso um projeto de implementação de um novo sistema central de gestão, o ERP PRIMAVERA, integrado com uma solução de gestão documental, que irá permitir à organização ter um único ponto de controlo da atividade e obter, em tempo real, informação de apoio à gestão.

Passos acelerados rumo ao digital 

O projeto de implementação das soluções PRIMAVERA e integração do sistema de gestão documental já começou e as expectativas são grandes. Conceição Rodas, Diretora da Direção de Compras e Tecnologia salienta: "Vamos passar a ter informação de apoio à gestão em tempo real, algo que é fundamental numa atividade como a nossa, em que trabalhamos para posicionar Portugal e o tecido empresarial português no mercado à escala global”.

Num mercado sem fronteiras, em que todas as empresas competem, cada vez mais, à escala planetária, a missão da AICEP sairá reforçada com mais esta etapa de transformação digital. As oportunidades não surgem com hora marcada e a instituição estará dotada das ferramentas necessárias para responder com máxima agilidade. No ERP PRIMAVERA estará concentrada toda a informação de gestão, passando a existir um único ponto de controlo e uma única fonte de dados que suportará todas as tomadas de decisões.

"Ter um único repositório que será utilizado pela área das compras, pela direção financeira ou qualquer outra direção vai aumentar ainda mais a eficiência interna e otimizar a tomada de decisões de forma transversal, pois no PRIMAVERA vamos encontrar relatórios de gestão com dados sólidos e consolidados, que irão otimizar a nossa capacidade de resposta à dinâmica do mercado”, acrescenta Conceição Rodas.

Num setor onde é imperativo cumprir um conjunto de critérios exigentes, seja no que respeita aos processos de Aprovisionamento, seja na Contratação Pública, na Gestão Orçamental e Patrimonial ou no Reporting de Gestão, é fundamental dispor de sistemas que garantam o cumprimento rigoroso dos requisitos legais vigentes. Com a implementação das soluções PRIMAVERA, será possível corresponder às necessidades de gestão da AICEP.

A era da velocidade chegou e na AICEP está a alastrar-se a toda a organização. No mundo dos negócios cada segundo conta e aqui não há um minuto a perder. Com a implementação do ERP PRIMAVERA, tudo passará a ser mais rápido e toda a estrutura de gestão irá aceder em tempo real a dados de gestão, que permitirão melhorar a qualidade de informação no processo de decisão.

"Trabalhamos dispersos pelo mundo, com mais de 50 Delegações que dão suporte a cerca de 80 mercados, e ter a informação toda reunida e em tempo útil é fundamental. Com este projeto, pretendemos vir a ter essa informação toda sistematizada, disponível em tempo real e parametrizada, para conseguirmos entregá-la oportunamente ao Conselho de Administração, melhorando assim a qualidade de informação no processo de decisão”, explica o Diretor Financeiro da AICEP, Marco Malaquias.

Mais rapidez no Reporting Fiscal

No campo do reporting fiscal, a consistência da informação e a rapidez de geração de relatórios é fundamental, particularmente na Administração Pública, um setor muito exigente e onde o número de relatórios semanais, mensais e anuais ultrapassa a ordem das centenas. Também aqui a velocidade é palavra-chave e a AICEP passará a reportar à DGO/Unileo, ao Tribunal de Contas e outras entidades com a máxima velocidade e total conformidade com as normas da Contabilidade Pública (SNC-AP). "O PRIMAVERA vai trazer-nos rapidez e segurança no reporting, seja financeiro, legal ou fiscal”, salienta Marco Malaquias.

Agilidade na gestão de RH

Numa era "Human Centric”, em que os colaboradores são considerados a pedra de toque de qualquer organização, este amplo projeto de transformação digital irá eliminar as tarefas redundantes, que não geram valor à organização, nem realização aos colaboradores. Mas trará mais - permitirá mais agilidade, dotando o departamento de gestão de Recursos Humanos de ferramentas ágeis que permitirão tirar o foco dos processos e colocá-lo nas pessoas.

Joaquim Monteiro, Diretor de Recursos Humanos, destaca a importância destas tecnologias e o seu contributo para uma gestão mais eficiente das pessoas e de verdadeira valorização de cada profissional. "Com as soluções PRIMAVERA os processos como a gestão da formação, recrutamento ou gestão do desempenho passarão a ser automáticos, passaremos a dispor de informação sempre atualizada, consolidada e disponível para todos em simultâneo”, refere.

Uma organização preparada para a era da mobilidade

Nunca a mobilidade no acesso à informação foi tão determinante como agora. De um dia para o outro, as habitações transformaram-se em escritórios um pouco por todo o mundo. E num cenário como este, poder aceder aos dados de negócio em qualquer lugar é decisivo para a manutenção da atividade. Na AICEP, essa facilidade de acesso aos dados em qualquer lugar já é possível para os cerca de 500 colaboradores dispersos por mais de 50 escritórios, uma realidade que sairá reforçada com a integração da solução de gestão documental no ERP PRIMAVERA. Todos os processos de aquisição e de gestão contratual estarão integrados, através de workflows de aprovação pré-definidos, assegurando agilidade, transparência, rastreabilidade e partilha da informação por todos os intervenientes, onde quer que estes se encontrem. Num mundo cada vez mais global, e mais digital, a AICEP já mergulhou no trilho do futuro, com o apoio de tecnologia.

Aumentos de produtividade e eficiência

"Um único repositório financeiro de gestão contabilística e orçamental, à distância de um clique e onde as várias entidades dentro da AICEP vão beber a mesma informação, irá representar um acréscimo enorme de produtividade.” Conceição Rodas, Diretora da Direção de Compras e Tecnologia

Agilidade na gestão de Recursos Humanos

"Com a digitalização de processos de gestão de Recursos Humanos, toda a informação irá fluir rapidamente, permitindo-nos uma gestão mais eficiente dos cerca de 500 colaboradores que diariamente se dedicam a esta missão de levar Portugal cada vez mais longe.” Joaquim Monteiro, Diretor de Recursos Humanos

Segurança no cumprimento da fiscalidade

"A componente legal e fiscal foi um dos fatores decisivos neste projeto, pois a PRIMAVERA dá-nos esse conforto de obtermos em tempo real os relatórios financeiros e de gestão que temos de enviar às entidades oficiais, dá-nos segurança no cumprimento dos prazos e ainda garantias de acompanhamento permanente da evolução da legislação”. Marco Malaquias, Diretor Financeiro