Como fazer uma gestão da formação dos colaboradores eficiente

Mais do que uma obrigação legal, a formação dos seus colaboradores é um dos aspetos mais importantes na gestão de recursos humanos. Uma gestão da formação eficiente não só beneficia os profissionais, como também a própria organização, razão pela qual é fundamental em qualquer estratégia de sucesso.

Num mundo em constante mudança, em que a tecnologia se propõe a substituir postos de trabalho cada vez mais complexos, é vital que os colaboradores sejam capazes de se adaptar e de obter novas competências. Aos empregadores, cabe-lhes proporcionar os meios necessários para essa evolução contínua.

O que é a gestão da formação?

A gestão da formação é o conjunto de técnicas e ferramentas usadas para gerir todo o ciclo formativo numa empresa, desde o planeamento e execução até à respetiva avaliação.

Uma boa gestão dos processos de formação implica analisar e perceber quais as possibilidades de formação necessárias à empresa e à obtenção de melhores resultados, bem como avaliar os custos envolvidos com a alocação de recursos internos qualificados que a possam ministrar, comparando com opções externas. Isto tendo em conta, ao mesmo tempo, os perfis e as necessidades de evolução na carreira dos seus colaboradores.

Importância de uma boa gestão da formação

A formação dos colaboradores é um aspeto essencial às organizações – tanto que o Código do Trabalho a estipula como uma obrigação. Contudo, é importante garantir uma boa gestão da formação na sua empresa por muito mais do que isso:

• Retenção de talento
  A formação dá aos colaboradores meios para progressão na carreira, o que ajuda na retenção de talentos.
  
  
• Redução de custos em recrutamento
  Ao permitir, através da formação, que os seus colaboradores ganhem competências que lhes possibilitem evoluir para um melhor posto, poupa esforço e recursos em recrutamento externo para cargos mais altos (e, potencialmente, com mais exigências ao nível formativo).
  
  
• Criação de conhecimento
  Ao fomentar um bom processo de formação para colaboradores existentes, que já conhecem bem o local de trabalho e já estão enquadrados na cultura da sua organização, acrescenta conhecimento e ferramentas sem necessitar de voltar às bases.
  
  
• Relação custo-benefício
  O próprio processo de formação gasta recursos, sejam humanos ou financeiros, por isso, uma boa gestão garante a melhor relação custo-benefício e que cada formação é atribuída ao colaborador certo, para funções que façam sentido para os objetivos da empresa.
  
  
• Aumento da produtividade
  O fomento de um ambiente propício à formação e desenvolvimento de capacidades é potenciador do aumento da produtividade e, consequentemente, da competitividade da sua organização.

O que diz a legislação sobre a formação dos colaboradores

O Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009) define, no artigo 127.º, como um dever do empregador "contribuir para a elevação da produtividade e empregabilidade do trabalhador, nomeadamente proporcionando-lhe formação profissional adequada a desenvolver a sua qualificação”. Este dever vem especificamente legislado nos artigos 130.º a 134.º.

Objetivos da formação profissional

O artigo 130.º estabelece como objetivos da formação profissional:

• proporcionar qualificação inicial a jovens que ingressem no mercado de trabalho sem essa qualificação;
• assegurar a formação contínua dos trabalhadores da empresa;
• promover a qualificação ou reconversão profissional de trabalhadores em risco de desemprego;
• promover a reabilitação profissional de trabalhadores com deficiência, em particular daqueles cuja incapacidade resulte de acidente de trabalho;
• promover a integração sócio-profissional de trabalhadores pertencentes a grupos com dificuldades de inserção.

Número mínimo de horas de formação profissional

De acordo com o artigo 131.º, cada trabalhador tem direito a um número mínimo de 40 horas de formação contínua por ano ou, quando se trata de um contrato a termo por período igual ou superior a três meses, a um número mínimo de horas proporcional à duração do contrato nesse ano.

É ainda estipulado que o empregador deve assegurar, em cada ano, formação contínua a pelo menos 10% dos seus colaboradores, podendo a efetivação da formação anual ser antecipada ou, desde que esteja previsto no plano de formação, diferida por até dois anos. Se o empregador não assegurar o mínimo de horas de formação até ao termo dos dois anos seguintes ao seu vencimento, estas transformam-se em crédito de horas para formação por iniciativa do trabalhador.

Quem ministra as ações de formação

A formação pode ser desenvolvida tanto pelo empregador, com quadros próprios para tal, como por uma entidade formadora certificada para o efeito ou um estabelecimento de ensino reconhecido pelo ministério competente.

Como conseguir uma gestão da formação eficiente

Encare a formação como um investimento (não um gasto)

Dada a importância da formação dos colaboradores para o sucesso da organização, esta deve ser encarada como um investimento estratégico e não como um gasto. Tal implica a existência de um planeamento cuidado, com a avaliação das necessidades, a definição de objetivos, métricas e recursos necessários e a subsequente avaliação da respetiva eficácia.

Avalie as necessidades de formação na empresa

Gerir a formação da melhor forma implica saber usá-la a favor das necessidades e objetivos da organização. Para tal, é importante perceber junto do departamento financeiro e do setor operacional, respetivamente, os novos investimentos realizados ou planeados que necessitem de novas qualificações ou as melhorias necessárias no desempenho para conseguir cumprir os objetivos.

Assim, é possível perceber não só que tipo de formação deve ser ministrada, como também quais os colaboradores a formar – sem esquecer a necessidade de conformidade com a legislação.

Inclua uma análise ao mercado no seu planeamento

Todas as decisões estratégicas envolvem uma pesquisa de mercado e na gestão da formação não é diferente.

Por um lado, é necessário avaliar onde é que a sua organização se quer posicionar para responder às necessidades vigentes do seu segmento de clientes e fazer frente aos seus concorrentes, usando essa informação para adaptar a formação dos colaboradores.

Por outro lado, é importante analisar que novas tendências e oportunidades de formação existem no mercado que possam contribuir para a competitividade da empresa, assim como avaliar as entidades formadoras disponíveis a nível de certificação, localização e possibilidades de deslocação, em caso de impossibilidade de formação online, e relação custo-benefício.

Inclua os colaboradores no planeamento da formação

O planeamento é a chave de uma gestão eficiente. É importante que exista um planeamento estruturado das ações de formação a ocorrer, nomeadamente quanto a temas, cronogramas, duração, modalidades e trabalhadores.

Ao planear, é também importante que tenha em conta a disponibilidade e as preferências dos colaboradores – afinal, eles são especialistas nas suas áreas e também se trata das suas carreiras, pelo que o processo será tão mais bem-sucedido quanto maior for o seu interesse nos conteúdos.

Avalie sempre os resultados obtidos e adapte consoante

É a avaliação final que permite ter os inputs necessários para se proceder às correções que melhorem os processos de formação posteriores, por isso, é importante que não a deixe de fora.

Avalie como correu todo processo, qual a progressão dos colaboradores e se as competências em vista foram adquiridas, qual o impacto no cumprimento dos objetivos propostos e a própria performance das entidades escolhidas para a formação. Utilize, depois, esta informação para adaptar os planos de formação futuros, repetindo o que correu bem e corrigindo o que correu menos bem.

Utilize a tecnologia a favor de uma boa gestão da formação

Gerir os processos de formação dos colaboradores recorrendo a métodos manuais, além de ser uma tarefa morosa, pode dar aso a confusões e erros. Um software de gestão de pessoas como o Rose People é a melhor forma de ter informação centralizada, consultando o que necessita a qualquer momento e eliminando trabalho administrativo desnecessário.

É também a melhor forma de garantir o cumprimento da obrigação legal de prestar formação profissional aos colaboradores. Através da solução, é possível registar o número de horas de formação de forma individual ou em lote, assim como preencher o anexo C do Relatório Único.

Além disso, ao associar a atribuição de formações através de uma Conta Benefício, pode ir acompanhando o número de horas de formação a que cada colaborador tem direito, as que já foram sendo debitadas e, ainda, as que estão em crédito. Assim, terá uma visão integrada dos direitos de formação de cada um dos seus colaboradores.

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