Laboratórios Boiron na era colaborativa de gestão de RH
Otimizar a produtividade e garantir melhores resultados. É este o objetivo dos Laboratórios Boiron com a aposta no OMNIA, uma solução colaborativa que permite maior rapidez na gestão administrativa e de Recursos Humanos.
O trabalho administrativo desnecessário deixa de ser um obstáculo à gestão com a simplificação de processos – como o tratamento de despesas, férias e horas extraordinárias ou todo o tipo de informação contratual. Todos estes processos que requerem tempo e recursos são desmaterializados numa única plataforma.
E, tal como João Pedro Jorge, diretor financeiro e administrativo dos Laboratórios Boiron, confirma numa conversa com a PRIMAVERA, os processos de negócio são simplificados, resultando num aumento expressivo da produtividade e eficiência. Acompanhe abaixo a conversa com o diretor financeiro da empresa líder mundial na produção e comercialização de medicamentos homeopáticos.
PRIMAVERA: Em que áreas houve melhoria de processos após a implementação da plataforma OMNIA?
João Pedro Jorge: Na área do processamento das notas de despesa dos nossos colaboradores, porque era uma área mais manual. E também na questão das férias: simplificou bastante o processo e os pedidos feitos aos Recursos Humanos, que agora são feitos através da plataforma, o que também agiliza o processo.
Eu diria que estas são as duas grandes áreas onde sentimos maior impacto: no processamento das notas de despesa e no agendamento das férias.
PRIMAVERA: Vocês têm uma equipa comercial ainda considerável, por isso gera muitas notas de despesa. É um trabalho muito moroso submeter as despesas?
João Pedro Jorge: Sim, tomava-lhes muito tempo dos dois lados: do lado de quem fazia a nota despesa e do lado de quem tinha de processar. O colaborador perdia mais tempo, porque tinha de registar os valores numa plataforma que usávamos, mas essa plataforma não permitia, por exemplo, digitalizar o documento e anexá-lo. O que ele tinha de fazer era, numa primeira fase, registar o documento e, numa segunda fase, enviar toda a documentação da sua parte por correio.
Uma vez que a maior parte dos nossos colaboradores externos não são de Lisboa, tinha de vir por correio. Depois tínhamos de conferir a documentação, comparando com o que estava no sistema. Era bastante complicado estar a fazer isso todos os meses e, na área da contabilidade, fazer a integração também demorava mais tempo.
Com a utilização do OMNIA temos um grande ganho de eficiência. É tudo feito de uma forma muito mais rápida, os documentos estão todos disponíveis na plataforma, não temos de fazer envios por correio. Pelo menos, um dia de trabalho foi poupado a algumas pessoas na empresa e isso é significativo.
Notamos um grande ganho de eficiência também no registo das férias, que era feito com recurso a Excel. As pessoas tinham de preencher um documento e enviar. Depois tínhamos de cruzar entre as várias equipas. E com a informação do OMNIA é muito mais fácil, com a vantagem que integra tudo também no ERP PRIMAVERA.
PRIMAVERA: Nesta fase que estamos a viver, em que muitas empresas estão em teletrabalho, isto tornou o trabalho mais fácil? O facto de estar tudo digitalizado?
João Pedro Jorge: Na verdade, foi "ouro sobre azul”, porque concluímos o processo muito rapidamente. Começamos a falar com a PRIMAVERA em dezembro e iniciamos o arranque do processo na primeira semana de janeiro. Durante o mês de janeiro conseguimos preparar quase tudo, tendo o processo concluído em fevereiro. E quando entramos para o confinamento tínhamos o OMNIA a funcionar. O conceito do digital facilitou-nos a vida.
O facto de termos entrado em confinamento, estarmos todos em teletrabalho e podermos usar o OMNIA, sendo tudo online, foi uma grande mais-valia, porque, por exemplo, no que respeita às despesas, não íamos pedir às pessoas para irem aos correios e enviar a documentação. Seria tudo muito mais complicado. O facto de termos a plataforma a funcionar no mês de março foi ótimo. Penso que esta situação singular que estamos a viver mostra a importância da utilização de determinadas plataformas e do recurso ao digital.
PRIMAVERA: Tornaram-se muito mais ágeis?
João Pedro Jorge: Sim, criou muita mais agilidade. Os processos são mais rápidos e tivemos feedback positivo dos nossos colaboradores. Começamos a utilizar no mês de fevereiro e em março as pessoas já estavam habituadas a utilizá-lo. Não só para mim e a minha colaboradora mais direta, que recorremos mais à plataforma, mas para a equipa comercial e outros utilizadores do escritório que também têm de usar.
PRIMAVERA: Acaba por ser um investimento na agilidade e não um custo operacional?
João Pedro Jorge: Na Boiron temos muito essa política de ver os investimentos. Não olhamos para o desenvolvimento deste projeto como um custo, mas sim como um investimento. Obviamente que há sempre um custo associado a qualquer projeto, mas acreditamos sempre que o retorno é muito superior. O ganho que temos em eficiência e eficácia compensa o investimento que foi feito.
PRIMAVERA: Do ponto de vista da gestão financeira, trouxe alguns benefícios?
João Pedro Jorge: Rapidez é uma outra grande vantagem: o facto da plataforma OMNIA comunicar com o ERP PRIMAVERA. Conseguimos integrar diretamente na contabilidade os registos das notas de despesa, em vez de ser feito manualmente. Hoje em dia é automático. A troca de informação entre o ERP PRIMAVERA e o OMNIA é automática e isso trouxe-nos um ganho de eficiência. Temos uma obrigação perante o grupo de reportings mensais e conseguimos também terminar os reportings mais cedo.