Transformação Digital na administração pública: o caminho de futuro

A transformação digital na administração pública é um tema que tem marcado a vida das organizações há vários anos.

 

Começou como um jargão muito utilizado nos corredores das grandes organizações, mas cedo se estendeu ao meio empresarial e mesmo à sociedade civil, tal é a abrangência deste conceito e a amplitude da sua aplicabilidade. Basta uma análise superficial para percebermos que a transformação digital vai muito além da eliminação do papel nos processos de gestão, seja das entidades públicas, seja das organizações particulares, seja mesmo nas relações pessoais e sociais de cada um de nós.

 

Muito mais do que uma tendência tecnológica, a transformação digital já conquistou o seu espaço no centro das estratégias de negócio das organizações mais competitivas e mesmo no quotidiano dos cidadãos que não raras vezes já recorrem a marcações de consultas médicas online, comprovativos de pagamento de serviços por email, envio eletrónico de recibos de vencimento, para dar apenas três exemplos. 

 

A transformação digital a que assistimos é transversal, atravessa todos os setores de atividade e todas as dimensões da nossa vida, seja a profissional, seja a pessoal ou a social. No campo profissional, as ferramentas hoje disponíveis constituem o maior acelerador de tarefas de que há memória, permitindo aos profissionais serem mais produtivos e mais eficientes, e às organizações serem mais competitivas. 

Como aproveitar as novas oportunidades que a digitalização representa?

 

É no momento em que ocorrem grandes transformações que surgem grandes oportunidades. Mas para que elas se concretizem, é importante que as organizações percebam o que realmente pode ser otimizado. Posto isto, este deverá ser o momento da tomada de consciência, a ocasião certa para os decisores das organizações identificarem quais são os processos que estão a limitar a competitividade e estudarem formas de agilizar esses processos.

 

 

Apesar do termo ser transversal a todos os setores, a transformação que deverá ocorrer em cada organização deverá ser única e irrepetível, de forma a garantir a simplificação dos processos mais críticos, mantendo todo o rigor. Para que a transformação dos processos seja bem-sucedida, há alguns passos que é necessário acautelar previamente, nomeadamente: analisar o mercado; definir objetivos, estratégias e prioridades; segmentar a linha de mercado a atingir, identificar recursos responsáveis pelo acompanhamento do processo e, por último, balizar a capacidade de investimento. 

 

As vantagens da transformação digital são evidentes e há mesmo quem vaticine o fim das organizações que não se modernizem tecnologicamente. Não querendo ser dramático, certo é que sem evolução os resultados não aparecem. No entanto, a verdade é que há muitos gestores que ainda não conseguiram vislumbrar uma razão para investir na digitalização dos processos de negócio, seja porque consideram não ter dimensão para tal, seja porque não anteveem o retorno do investimento.  

 

Para aqueles que ainda estão céticos quanto aos resultados da digitalização dos processos internos, destaco as cinco principais vantagens da transformação digital:

 

 A desmaterialização de processos promove o acesso à informação em qualquer lugar, algo que nos dias de hoje é fundamental. O volume de informação que existe nas organizações é cada vez maior e a sua centralização torna-se critica. É aqui que a tecnologia assume um papel fundamental, permitindo aos intervenientes executarem as operações de forma mais ágil.

 A digitalização dos processos aproxima o acesso à informação, isto é, os vários intervenientes acedem à informação em tempo real, o que acelera o tempo de resposta, garantindo assertividade e Time to Market. O acesso à informação permite também avaliar o estado dos processos internos e da organização, aumentando a capacidade de monitorização dos objetivos. 

 Uma estratégia de transformação digital bem definida permite repensar os processos internos, reorganizando-os de forma mais ágil, mais eficiente e mais produtiva.

 Ter ferramentas que permitam entender e antecipar as necessidades dos clientes é algo extremamente importante. Digitalizar os processos de interação, estar nas plataformas que os clientes estão, permite ser mais ágil, mais rápido e mais assertivo, algo fundamental na criação de uma relação duradoura e de verdadeira confiança.

A rapidez de resposta é hoje fundamental nas relações comerciais. Os processos manuais e lentos já não são compatíveis com essa avidez de respostas. Só a automatização de processos é capaz de garantir celeridade e rigor na resposta ao mercado. 

Para avançar nesta direção é importante reunir as pessoas certas, mudar o mindset, planear cada ação, executá-la estrategicamente, analisando os seus resultados, e acompanhar a evolução dos negócios. Um processo de transformação digital exige uma reinvenção do modelo da organização e dos seus processos, nomeadamente internos. Mas é um caminho que vale muito a pena percorrer. Os resultados são simples: um passaporte para uma organização com futuro.